ตั้งค่าบันทึกการประชุม AI สำหรับ Google Meet และ Zoom

หากดูแล Notion ให้ทีม ก็ตั้งค่าบันทึกการประชุมให้ทุกคนได้ ไม่ต้องให้แต่ละคนตั้งค่าเอง บทความนี้สำหรับเจ้าของพื้นที่ทำงานและผู้ดูแลระบบ IT แต่สมาชิกแต่ละคนยังต้องเริ่มถอดความเองและรับผิดชอบในการขอความยินยอม

• ทีมของคุณจำเป็นต้องเข้าถึง บันทึกการประชุม AI ซึ่งมาพร้อมกับแพ็คเกจ Business และแพ็คเกจ Enterprise

• สมาชิกยังต้องตั้งค่าอุปกรณ์และแก้ไขปัญหาของตนเอง ดูวิธี ตั้งค่าส่วนเสริมบันทึกการประชุม AI สำหรับ Google Meet และ ตั้งค่าบันทึกการประชุม AI สำหรับ Zoom

เจ้าของพื้นที่ทำงานและผู้ดูแลระบบ IT ติดตั้งส่วนเสริมให้ทุกคนในพื้นที่ทำงานผ่านคอนโซลผู้ดูแลของ Google ได้ โดยไม่ต้องให้แต่ละคนเพิ่มเอง

1. ลงชื่อเข้าใช้คอนโซลผู้ดูแลของ Google

2. ไปที่ อุปกรณ์ → Chrome → แอพและส่วนขยาย → ผู้ใช้และเบราว์เซอร์

3. เลือกปุ่ม + ที่มุมด้านล่าง จากนั้นเลือก เพิ่มจาก Chrome Web Store

4. เลือก ค้นหาด้วย ID ที่มุมขวาบน แล้ววาง ID ของส่วนขยาย: bmfgmiihbljnfndmpdffjfliciaddbfc

5. เลือกปุ่ม เลือกเอง เพื่อเพิ่มส่วนขยาย

6. ตั้งค่านโยบายเป็น บังคับติดตั้ง หรือ บังคับติดตั้ง + ปักหมุดที่แถบเครื่องมือเบราว์เซอร์

เฉพาะผู้ถอดความเท่านั้นที่ต้องมีส่วนเสริม เมื่อติดตั้งแล้ว การประชุมผ่าน Google Meet ครั้งถัดไปที่ถอดความจะแสดงข้อความแจ้งในแชทที่ปักหมุดไว้และสัญลักษณ์แสดงการบันทึก ส่วนบันทึกการถอดความจะติดป้ายกำกับผู้พูดแต่ละคน

หากต้องการใส่ชื่อที่ผู้เข้าร่วมใช้ใน Zoom ลงในบันทึกการถอดความ ต้องให้สิทธิ์การช่วยการเข้าถึง (Accessibility) แก่ Notion บน Mac สิทธิ์นี้ทำให้ Notion อ่านรายชื่อผู้เข้าร่วมและดูได้ว่าใครกำลังพูดในแอพ Zoom บน Mac โดย Notion ไม่บันทึกหน้าจอหรืออ่านข้อความในแชทของ Zoom

ปกติแต่ละคนจะให้สิทธิ์นี้เมื่อเปิดใช้งานป้ายชื่อผู้พูดใน Zoom ครั้งแรก หากจัดการ Mac ของทีมด้วยเครื่องมือจัดการอุปกรณ์ (MDM) ก็อนุมัติสิทธิ์ล่วงหน้าได้ เพื่อไม่ให้สมาชิกเห็นข้อความแจ้งขอสิทธิ์

อัปโหลดโพรไฟล์การกำหนดค่านี้ไปยังเครื่องมือ MDM แล้วปรับใช้กับ Mac ที่ต้องการแสดงป้ายชื่อผู้พูดใน Zoom เมื่อติดตั้งแล้ว Notion จะได้รับสิทธิ์การช่วยการเข้าถึง (Accessibility) และสมาชิกจะไม่ต้องเปิดสิทธิ์นี้เอง

notion-accessibility.mobileconfig

หากต้องการสร้างโพรไฟล์ในการตั้งค่าของเครื่องมือ MDM ของคุณแทน ให้สร้างโพรไฟล์ Privacy Preferences Policy Control (PPPC) ด้วยค่าเหล่านี้:

• Identifier:notion.id

• Identifier type: Bundle ID

• Code requirement:identifier "notion.id" and anchor apple generic and certificate 1[field.1.2.840.113635.100.6.2.6] /* exists */ and certificate leaf[field.1.2.840.113635.100.6.1.13] /* exists */ and certificate leaf[subject.OU] = LBQJ96FQ8D

• Service: Accessibility

• Access: Allow

บน macOS 27 MDM ไม่สามารถเปิดการช่วยการเข้าถึง (Accessibility) ได้ด้วยตัวเอง ให้ปรับใช้การประกาศค่าเริ่มต้นการอนุญาตความเป็นส่วนตัวของแอพ (Declarative Device Management) แทน เมื่อมีคนเปิด Notion เป็นครั้งแรกหลังจากติดตั้งการประกาศดังกล่าว macOS จะแสดงเหตุผลขององค์กรของคุณและขอให้อนุญาตการเข้าถึง

ปรับใช้การตั้งค่าด้านล่างเป็นการประกาศแบบกำหนดเอง ในเครื่องมือ MDM ของคุณ การประกาศนี้ต้องกำหนดขอบเขตในระดับผู้ใช้และเฉพาะ Mac ที่ใช้ macOS 27 หรือใหม่กว่า คีย์ต้องมีข้อกำหนดเกี่ยวกับโค้ดของ Notion ตรงตามที่แสดงไว้ทุกประการ มิฉะนั้น macOS จะเพิกเฉยต่อคีย์ดังกล่าว คุณสามารถเปลี่ยนข้อความ OrganizationJustification ได้

notion-accessibility-permission-defaults.json

ใน Jamf สร้างการประกาศเดียวกันได้ที่ Blueprints → App Settings → App privacy permission defaults โดยใช้คีย์นี้:

notion.id {identifier "notion.id" and anchor apple generic and certificate 1[field.1.2.840.113635.100.6.2.6] /* exists */ and certificate leaf[field.1.2.840.113635.100.6.1.13] /* exists */ and certificate leaf[subject.OU] = LBQJ96FQ8D}

สำหรับขั้นตอนของ Jamf โปรดดู Deploying App Privacy Permission Defaults in macOS 27 →

หากสมาชิกเปิด Notion ก่อนที่ Mac จะได้รับการประกาศ macOS จะไม่แสดงข้อความแจ้งขอสิทธิ์ หากต้องการให้ข้อความปรากฏเมื่อเปิด Notion ครั้งถัดไป ให้เรียกใช้ tccutil reset All notion.id บน Mac เครื่องนั้น คำสั่งนี้จะรีเซ็ตสิทธิ์ความเป็นส่วนตัวทั้งหมดของ Notion บนเครื่อง รวมถึงสิทธิ์เข้าถึงไมโครโฟน สมาชิกจึงต้องให้สิทธิ์เหล่านี้อีกครั้ง

การให้สิทธิ์ล่วงหน้าทำอะไรได้และทำอะไรไม่ได้:

• หมายความว่าสมาชิกจะไม่เห็นข้อความแจ้งเตือนการอนุญาตของ Mac

• การดำเนินการนี้ไม่ได้รวบรวมความยินยอมจากผู้เข้าร่วมการประชุม ทีมของคุณยังคงมีหน้าที่รับผิดชอบในการขอความยินยอม

• การดำเนินการนี้ไม่ได้เปิดแสดงชื่อผู้พูดให้เอง แต่ละคนยังต้องเปิด เปิดใช้งานสำหรับ Zoom ใน การตั้งค่า → บันทึกการประชุม → ค่ากำหนด

Notion โพสต์ข้อความแจ้งอัตโนมัติในแชทของการโทรเมื่อมีคนเริ่มถอดความได้ เพื่อให้ทุกคนรู้ว่ามีการถอดความการประชุม โดยกำหนดวิธีทำงานนี้ให้ทีมได้

• ข้อความแชทอัตโนมัติในการโทรวิดีโอ: เปิดไว้เป็นค่าเริ่มต้นสำหรับสมาชิกทุกคนที่โทรผ่าน Google Meet และ Zoom สมาชิกปิดเองได้ เว้นแต่เจ้าของพื้นที่ทำงานกำหนดให้ต้องเปิดไว้

• กำหนดให้ทุกคนต้องใช้: ไปที่ การตั้งค่า → บันทึกการประชุม แล้วเปิด บังคับใช้ความยินยอมสำหรับสมาชิกพื้นที่ทำงานทุกคน เมื่อกำหนดให้ใช้แล้ว สมาชิกจะปิดข้อความนี้ไม่ได้

• ตั้งค่าทั้งองค์กร: เจ้าขององค์กรที่ใช้แพ็คเกจ Enterprise ตั้งค่านี้ให้ทุกพื้นที่ทำงานได้จากคอนโซลขององค์กรใน ความปลอดภัย → Notion AI

สมาชิกยืนยันการตั้งค่าแต่ละรายการด้วยตัวเองได้ใน การตั้งค่า → บันทึกการประชุม → การตั้งค่ากำหนด

• Google Meet: เปิดส่วนเสริมจากแถบเครื่องมือ Chrome สถานะควรแสดงว่า เชื่อมต่อแล้ว แถว Google Meet จะแสดง ติดตั้งสำหรับ Google Meet แล้ว เมื่อ Notion ตรวจพบส่วนเสริม

• Zoom: แถว Zoom จะแสดง เปิดใช้งานสำหรับ Zoom แล้ว เมื่อได้รับสิทธิ์แล้ว หากมีคนปิดสิทธิ์ไป ก็สามารถเปิดกลับมาได้ที่นั่นด้วย เปิดใช้งานสำหรับ Zoom ชื่อจะปรากฏในการโทร Zoom ครั้งถัดไปที่มีการถอดความ