Konfigurera AI-mötesanteckningar för Google Meet och Zoom

Om du hanterar Notion för ett team kan du konfigurera mötesanteckningar för alla istället för att be varje person att göra det själv. Den här artikeln är till för arbetsyteägare och IT-administratörer. Varje person i teamet startar fortfarande sin egen transkribering och ansvarar för att inhämta samtycke.

• Ditt team behöver åtkomst till AI-mötesanteckningar, som ingår i Business- och Enterprise-abonnemangen.

• Medlemmar konfigurerar fortfarande sina egna enheter och löser sina egna problem. Lär dig hur du konfigurerar tillägget AI-mötesanteckningar för Google Meet och konfigurerar AI-mötesanteckningar för Zoom.

Arbetsyteägare och IT-administratörer kan installera tillägget för alla i arbetsytan från Google Admin-konsolen, så att ingen behöver lägga till det själv.

1. Logga in på Google Admin-konsolen.

2. Gå till Enheter → Chrome → Appar och tillägg → Användare och webbläsare.

3. Välj +-knappen i det nedre hörnet och välj sedan Lägg till från Chrome Web Store.

4. Välj Sök via ID i det övre högra hörnet och klistra in tilläggs-ID:t: bmfgmiihbljnfndmpdffjfliciaddbfc.

5. Välj Select för att lägga till tillägget.

6. Ställ in policyn på Tvinga installation eller Tvinga installation + fäst i webbläsarens verktygsfält.

Endast den som transkriberar behöver tillägget. När det är installerat visas ett fäst meddelande i chatten och en inspelningsindikator vid nästa Google Meet-samtal som transkriberas. Varje talare anges i transkriptionen.

För att lägga till personers Zoom-namn i transkriptionen behöver Notion en Mac-behörighet som kallas Hjälpmedel. Den låter Notion läsa Zoom-deltagarlistan och se vem som talar från Zoom-appen på Macen. Notion spelar inte in skärmen eller läser Zoom-chatten.

Normalt ger varje person denna behörighet första gången hen aktiverar talarnamn i Zoom. Om du hanterar teamets Mac-datorer med ett verktyg för enhetshantering, även kallat MDM, kan du godkänna behörigheten i förväg så att ingen behöver svara på en fråga om åtkomst.

Ladda upp den här konfigurationsprofilen till ditt MDM-verktyg och distribuera den till de Mac-datorer som ska ha Zoom-talaretiketter. När den är installerad har Notion åtkomst till Hjälpmedel och användarna behöver inte uppmanas att aktivera behörigheten.

notion-accessibility.mobileconfig

Om du i stället vill skapa profilen i ditt MDM-verktygs egna inställningar skapar du en profil för Privacy Preferences Policy Control (PPPC) med följande värden:

• Identifier:notion.id

• Identifier type: Bundle ID

• Code requirement:identifier "notion.id" and anchor apple generic and certificate 1[field.1.2.840.113635.100.6.2.6] /* exists */ and certificate leaf[field.1.2.840.113635.100.6.1.13] /* exists */ and certificate leaf[subject.OU] = LBQJ96FQ8D

• Service: Accessibility

• Access: Allow

På macOS 27 kan MDM inte aktivera Hjälpmedel på egen hand. Distribuera i stället en deklaration för standardinställningar för appars integritetsbehörigheter (Declarative Device Management). Första gången någon öppnar Notion efter att deklarationen har installerats visar macOS din organisations motivering och ber personen att tillåta åtkomst.

Distribuera inställningarna nedan som en anpassad deklaration. I ditt MDM-verktyg måste deklarationen gälla per användare och vara begränsad till Mac-datorer med macOS 27 eller senare. Nyckeln måste innehålla Notions kodkrav exakt som det visas, annars ignorerar macOS den. Du kan ändra texten i OrganizationJustification.

notion-accessibility-permission-defaults.json

I Jamf kan du skapa samma deklaration under Blueprints → App Settings → App privacy permission defaults med den här nyckeln:

notion.id {identifier "notion.id" and anchor apple generic and certificate 1[field.1.2.840.113635.100.6.2.6] /* exists */ and certificate leaf[field.1.2.840.113635.100.6.1.13] /* exists */ and certificate leaf[subject.OU] = LBQJ96FQ8D}

För stegen i Jamf, se Deploying App Privacy Permission Defaults in macOS 27 →

Om någon öppnade Notion innan deklarationen nådde personens Mac visar macOS inte frågan om åtkomst. Kör tccutil reset All notion.id på den Mac-datorn om frågan ska visas nästa gång personen öppnar Notion. Då återställs alla integritetsbehörigheter för Notion på datorn, även mikrofonåtkomst, så personen får ge behörigheterna på nytt.

Här är vad förhandsgodkännandet gör och inte gör:

• Det innebär att medlemmarna inte får någon fråga om Mac-behörighet.

• Det samlar inte in samtycke från mötesdeltagare. Ditt team ansvarar fortfarande för att inhämta samtycke.

• Det aktiverar inte talarnamn automatiskt. Var och en måste fortfarande aktivera Aktivera för Zoom under Inställningar → Mötesanteckningar → Preferenser.

Notion kan skicka ett automatiskt meddelande i samtalets chatt när någon börjar transkribera. Då vet deltagarna att mötet transkriberas. Du bestämmer hur det fungerar för teamet.

• Automatiskt chattmeddelande i videosamtal: aktiverat som standard för alla medlemmar i Google Meet- och Zoom-samtal. Medlemmar kan stänga av det för egen del om inte en ägare kräver att det är aktiverat.

• Kräv det för alla: gå till Inställningar → Mötesanteckningar och aktivera Framtvinga samtycke för alla medlemmar i arbetsytan. När du kräver det kan medlemmar inte stänga av det.

• Ställ in det för en hel organisation: organisationsägare med Enterprise-abonnemang kan ställa in detta för varje arbetsyta från organisationskonsolen under Säkerhet → Notion AI.

Medlemmar kan själva kontrollera varje inställning under Inställningar → Mötesanteckningar → Inställningar.

• Google Meet: öppna tillägget från Chrome-verktygsfältet. Statusen bör visa Ansluten. Raden för Google Meet visar Installerat för Google Meet när Notion har identifierat tillägget.

• Zoom: raden för Zoom visar Aktiverat för Zoom när behörigheten har beviljats. Om någon har stängt av behörigheten kan personen aktivera den igen där med Aktivera för Zoom. Namnen visas i nästa transkriberade Zoom-samtal.