AI Meeting Notes instellen voor Google Meet en Zoom

Beheer je Notion voor een team? Dan kun je notulen voor iedereen instellen, zodat teamleden dat niet zelf hoeven te doen. Dit artikel is voor workspace-eigenaren en IT-beheerders. Teamleden starten nog steeds zelf hun transcriptie en zijn verantwoordelijk voor het verkrijgen van toestemming.

• Je team heeft toegang nodig tot AI Meeting Notes, wat bij de Business- en Enterprise-abonnementen is inbegrepen.

• Leden stellen nog steeds zelf hun apparaten in en lossen eventuele problemen zelf op. Lees hoe je de AI Meeting Notes-add-on voor Google Meet instelt en AI Meeting Notes voor Zoom instelt.

Workspace-eigenaren en IT-beheerders kunnen de add-on voor iedereen in de workspace installeren vanuit de Google Admin-console, zodat niemand deze zelf hoeft toe te voegen.

1. Meld je aan bij de Google Admin-console.

2. Ga naar Devices → Chrome → Apps & extensions → Users & browsers.

3. Selecteer de +-knop in de onderste hoek en kies vervolgens Add from Chrome Web Store.

4. Selecteer Search by ID in de rechterbovenhoek en plak de extensie-ID: bmfgmiihbljnfndmpdffjfliciaddbfc.

5. Kies Select om de extensie toe te voegen.

6. Stel het beleid in op Force install of Force install + pin to browser toolbar.

Alleen wie transcribeert, heeft de add-on nodig. Na de installatie verschijnen bij het volgende getranscribeerde Google Meet-gesprek een vastgemaakte melding in de chat en een opname-indicator. In het transcript staat bij elke spreker een naam.

Notion heeft één Mac-machtiging nodig om de namen van Zoom-deelnemers in het transcript te zetten: Toegankelijkheid. Daarmee kan Notion de deelnemerslijst lezen en in de Zoom-app op de Mac zien wie er spreekt. Notion neemt het scherm niet op en leest de Zoom-chat niet.

Normaal verleent iedereen deze machtiging zelf wanneer die voor het eerst Zoom-sprekerlabels inschakelt. Beheer je de Macs van je team met een tool voor apparaatbeheer, oftewel MDM? Dan kun je de machtiging vooraf goedkeuren, zodat teamleden geen prompt zien.

Upload dit configuratieprofiel naar je MDM-tool en implementeer het op de Macs die Zoom-sprekerlabels moeten krijgen. Zodra het is geïnstalleerd, heeft Notion toegang tot Toegankelijkheid en hoeven mensen die toegang niet zelf in te schakelen.

notion-accessibility.mobileconfig

Maak je het profiel liever zelf in je MDM-tool? Maak dan een Privacy Preferences Policy Control-profiel (PPPC) met deze waarden:

• Identifier:notion.id

• Identifier type: Bundle ID

• Code requirement:identifier "notion.id" and anchor apple generic and certificate 1[field.1.2.840.113635.100.6.2.6] /* exists */ and certificate leaf[field.1.2.840.113635.100.6.1.13] /* exists */ and certificate leaf[subject.OU] = LBQJ96FQ8D

• Service: Accessibility

• Access: Allow

Op macOS 27 kan MDM de machtiging voor Toegankelijkheid niet zelf inschakelen. Implementeer in plaats daarvan een declaratie met standaardinstellingen voor app-privacymachtigingen (Declarative Device Management). Als iemand Notion daarna voor het eerst opent, toont macOS de reden die je organisatie heeft opgegeven en vraagt het om toegang te verlenen.

Implementeer de onderstaande instellingen als een aangepaste declaratie. In je MDM-tool moet deze aan gebruikers zijn toegewezen en alleen gelden voor Macs met macOS 27 of later. De sleutel moet de codevereiste van Notion exact bevatten zoals weergegeven, anders negeert macOS deze. Je kunt de tekst van OrganizationJustification wijzigen.

notion-accessibility-permission-defaults.json

In Jamf kun je dezelfde declaratie opbouwen in Blueprints → App Settings → App privacy permission defaults, met gebruik van deze sleutel:

notion.id {identifier "notion.id" and anchor apple generic and certificate 1[field.1.2.840.113635.100.6.2.6] /* exists */ and certificate leaf[field.1.2.840.113635.100.6.1.13] /* exists */ and certificate leaf[subject.OU] = LBQJ96FQ8D}

Zie voor de Jamf-stappen Deploying App Privacy Permission Defaults in macOS 27 →

Heeft iemand Notion geopend voordat de declaratie op de Mac stond? Dan toont macOS de prompt niet. Voer tccutil reset All notion.id uit op die Mac om de prompt te tonen wanneer die persoon Notion opnieuw opent. Hiermee reset je alle privacymachtigingen van Notion op die Mac, ook de toegang tot de microfoon. De gebruiker moet die machtigingen dan opnieuw verlenen.

Dit doet de vooraf verleende machtiging wel en niet:

• Leden krijgen geen vraag om de Mac-machtiging te verlenen.

• Het verzamelt geen toestemming van vergaderdeelnemers. Je team is nog steeds verantwoordelijk voor het verkrijgen van toestemming.

• Het schakelt sprekernamen niet automatisch in. Iedereen moet Enable for Zoom nog zelf inschakelen via Instellingen → Notulen → Voorkeuren.

Notion kan automatisch een melding in de gesprekschat plaatsen zodra iemand begint met transcriberen. Zo weten deelnemers dat de vergadering wordt getranscribeerd. Je bepaalt hoe dit voor je team werkt.

• Automatisch chatbericht in videogesprekken: standaard ingeschakeld voor alle leden in Google Meet- en Zoom-gesprekken. Leden kunnen het voor zichzelf uitschakelen, tenzij een eigenaar het verplicht stelt.

• Verplicht voor iedereen: ga naar Instellingen → Notulen en schakel Toestemming afdwingen voor alle workspace-leden in. Leden kunnen het dan niet uitschakelen.

• Instellen voor een hele organisatie: organisatie-eigenaren met het Enterprise-abonnement kunnen dit voor elke workspace instellen vanuit de organisatieconsole onder Beveiliging → Notion AI.

Leden kunnen zelf controleren of alles werkt via Instellingen → Notulen → Voorkeuren.

• Google Meet: open de add-on vanuit de Chrome-werkbalk. De status moet Verbonden zijn. De Google Meet-rij toont Geïnstalleerd voor Google Meet zodra Notion de add-on detecteert.

• Zoom: in de Zoom-rij staat Ingeschakeld voor Zoom zodra de machtiging is verleend. Als iemand de machtiging uitschakelt, kan die persoon deze daar weer inschakelen met Inschakelen voor Zoom. Namen verschijnen in het volgende Zoom-gesprek dat wordt getranscribeerd.