Agenten koppelen aan Google Drive (bèta)

Je kunt je Notion-agent of Aangepaste agenten koppelen aan Google Drive zodat ze in realtime bestanden kunnen zoeken, lezen, schrijven en bijwerken.

Deze koppeling is gekoppeld aan de persoon die deze heeft ingesteld. Wanneer je agent Google Drive gebruikt, controleert deze je Drive in realtime. Er wordt niets opgeslagen of geïndexeerd door Notion. De agent heeft alleen toegang tot bestanden waarvan jij de eigenaar bent, bestanden die met jou zijn gedeeld en gedeelde Drives waartoe je toegang hebt.

• Zorg ervoor dat je kunt inloggen op het Google-account dat je wilt gebruiken.

• Je moet lid zijn van de workspace (geen gast) en Notion AI moet zijn ingeschakeld voor je workspace.

• De eigenaar van je Google Workspace moet mogelijk Custom Agents For Drive goedkeuren voordat je de koppeling kunt maken. Als Google Drive niet is goedgekeurd voor je workspace, vraag dan een workspace-eigenaar om dit goed te keuren. Wanneer een workspace-eigenaar de koppeling maakt, wordt Google Drive automatisch goedgekeurd voor de workspace.

• Controleer de machtigingen die door Google worden getoond voordat je toegang verleent.

• Als je workspace bepaalt welke koppelingen zijn toegestaan, moet een workspace-eigenaar mogelijk Google Drive inschakelen voor Aangepaste agenten.

• Het koppelen van Aangepaste agenten aan Google Drive is anders dan de Notion AI Google Drive-connector die bedoeld is voor de Notion-agent.

Er zijn twee manieren om Google Drive te koppelen. Je kunt je Google-account eenmalig koppelen via je instellingen en dit vervolgens toevoegen aan elke agent. Of je kunt Google Drive toevoegen terwijl je in een specifieke agent werkt.

Koppelen via je instellingen

Doe dit om met de Notion-agent toegang te krijgen tot Google Drive en hetzelfde Google-account voor meerdere agenten te gebruiken.

1. Ga naar Instellingen → Koppelingen.

2. Select Google Drive.

3. Select Je account → Je Google Drive-account koppelen.

4. Kies Limited toegang of Volledige toegang en select vervolgens Koppelen.

5. Lees de herinnering en select vervolgens Doorgaan naar Google.

6. Log in met het Google-account dat je wilt gebruiken.

7. Vink op het volgende Google-scherm elk Drive-vakje aan. Als je niet alle vakjes aanvinkt, kunnen je agenten niet worden uitgevoerd.

Je Google-account is nu gekoppeld aan Notion. Je kunt Google Drive via de instellingen voor Tools en toegang toevoegen aan elke Aangepaste agent.

Koppelen vanuit een agent

1. Open de Aangepaste agent die je wilt bijwerken.

   • De Notion-agent gebruikt het Google-account dat je koppelt in

     Instellingen → Koppelingen. Je hoeft verder niets in te stellen voor de Notion-agent.

2. Ga naar Instellingen → Tools en toegang van de agent.

3. Select + Koppeling toevoegen → Google Drive.

4. Volg de stappen om in te loggen bij Google en toegang te verlenen. Vink op het volgende Google-scherm elk Drive-vakje aan. Als je niet alle vakjes aanvinkt, kunnen je agenten niet worden uitgevoerd.

   • Optioneel: kies specifieke gedeelde Drives of mappen om te beperken waartoe de agent toegang heeft.

5. Select Opslaan.

Zodra je verbinding hebt gemaakt, kun je precies kiezen waartoe je agent toegang heeft. Kies in de instellingen Tools en toegang van de agent de specifieke Drive-bestanden of -mappen die de agent moet kunnen bekijken en/of bewerken.

Vermeld voor het beste resultaat Google Drive in de instructies van je Aangepaste agent of in je prompt aan de Notion-agent wanneer je wilt dat deze Drive-bestanden doorzoekt of bijwerkt.

Wanneer je Google Drive toevoegt, kies je wat de agent allemaal kan doen. Je kunt dit later wijzigen.

• Limited toegang: je agent kan alle bestanden lezen die de gebruiker kan lezen, maar kan alleen bestanden bewerken die de agent zelf heeft gemaakt of die de gebruiker heeft geselecteerd.

• Volledige toegang: je agent neemt de bestaande Drive-rechten van de gebruiker over. De agent kan alle bestanden lezen en bewerken die de gebruiker kan lezen en bewerken.

Je toegangsniveau geldt voor al je agenten. Als je het wilt wijzigen, koppel je Google Drive opnieuw en kies je Drive-toegang bijwerken. De Notion-agent gebruikt altijd Volledige toegang. Als je een Aangepaste agent wilt beperken tot specifieke bestanden of mappen, gebruik je de instellingen voor Tools en toegang.

Google vraagt je om toegang goed te keuren: Dit is de normale installatieprocedure. Kies het Google-account dat je wilt, bekijk wat er wordt gevraagd en ga door. Vervolgens toont Google de Drive-machtigingen voor het toegangsniveau dat je hebt gekozen. Je bent verbonden zodra Notion aangeeft dat Google Drive is gekoppeld.

Mogelijk is er geen review door een beheerder nodig: Veel Google Workspaces laten mensen zelf nieuwe apps koppelen. Als je beheerder geen speciale regel heeft ingesteld voor Custom Agents For Drive, kun je mogelijk direct koppelen. Zodra een beheerder een regel voor de app instelt, is die regel leidend.

Notion geeft 'Gekoppeld' aan, maar je hebt geen Google-inlogscherm gezien: Notion hergebruikt mogelijk een Google Drive-koppeling die je eerder hebt ingesteld. Dat is normaal als die nog steeds werkt. Als de koppeling het verkeerde Google-account gebruikt of als Drive niet werkt, verwijder Google Drive dan onder Tools en toegang, koppel het daarna opnieuw en kies het account dat je wilt.

Je kunt Google Drive verwijderen van elke agent die het gebruikt, of van slechts één agent.

Je account verwijderen van alle agenten

Hiermee wordt je Google-account losgekoppeld van elke agent die het gebruikte.

• Ga naar Instellingen → Koppelingen en select vervolgens Google Drive.

• Select Je account.

• Select Loskoppelen naast je gekoppelde account en bevestig.

Google Drive verwijderen van één agent

1. Open de agent en ga naar Tools en toegang.

2. Select de drie puntjes naast de Google Drive-koppeling.

3. Select Loskoppelen.

Wanneer je een Aangepaste agent koppelt aan Google Drive, kun je een trigger instellen zodat de agent Google Drive controleert op wijzigingen. Wijs hiervoor een map of een Drive-link aan en kies hoe vaak de agent moet controleren. Als er iets verandert, merkt de agent dit op en wordt deze uitgevoerd. Je kunt een map of een gedeelde Drive in de gaten houden. Alleen bestanden die zich direct in de map bevinden, worden gecontroleerd. Wijzigingen in submappen activeren de agent niet en je kunt niet je volledige Mijn Drive. in de gaten houden.

Probeer een van deze prompts om de koppeling van je agent met Google Drive te testen:

• “Zoek in Google Drive naar ‘roadmap’ en vertel me wat je vindt.”

• “Maak een Google Doc genaamd ‘Weekly recap’ met een korte samenvatting van deze week.”

Zodra je agent is gekoppeld aan Google Drive, kan deze:

• Zoeken in de Google Docs, Sheets en Slides waartoe je toegang hebt.

• Bestaande Google Docs, Sheets en Slides bewerken, afhankelijk van de toegang die je verleent. Voor andere bestanden, zoals pdf's en Word-documenten, kan je agent een bijgewerkte versie opslaan als een nieuw bestand.

• Bestanden kopiëren, verplaatsen, hernoemen en naar de Prullenbak verplaatsen.

• De content van bestanden in realtime lezen en samenvatten.

• De tekst van een pdf lezen.

• Nieuwe documenten, spreadsheets, presentaties en mappen maken.

• Actie ondernemen op basis van een trigger wanneer bestanden worden bijgewerkt.

Bestandstypen waarmee je agent kan werken

Je agent kan Google Docs, Sheets en Slides lezen, net als pdf's, Word-, Excel-, PowerPoint-, csv- en tekstbestanden, waaronder HTML-, JSON-, XML- en YAML-bestanden. Geüploade bestanden, zoals pdf's en Office-bestanden, mogen maximaal 10 MB groot zijn. Bij zeer grote Google Docs, Sheets of Slides leest je agent mogelijk maar een deel van het bestand tegelijk.

Je agent kan geen Google Drawings, Google Maps, Google Forms, afbeeldingen, video's, audio of zip-bestanden lezen. Als je de agent naar zo'n bestand verwijst, laat die weten dat het bestand niet kan worden geopend. Bij Google Drawings en andere Google-bestandstypen vraagt de agent je het bestand in Google Drive te openen.

Je agent heeft alleen toegang tot bestanden en mappen waartoe het gekoppelde Google-account toegang heeft. Verliest dat account de toegang tot een bestand of map, dan geldt dat ook voor de agent.

Editors kunnen de Google Drive-koppeling voor een Aangepaste agent verwijderen. Alleen degene die de agent aan Google Drive heeft gekoppeld, kan de agent toegang geven tot meer bestanden en mappen.

Beperk de toegang bij voorkeur tot de gedeelde schijven of mappen die je Aangepaste agent nodig heeft. Zo blijft de agent gefocust en beperk je de risico's.

Bij een gedeelde Aangepaste agent kan iedereen met toegang tot die agent de gekoppelde Google Drive doorzoeken.

• Meer dan één Google-account per agent koppelen.

• Deze koppeling werkt alleen met bestanden in je Google Workspace. Als een bestand vanuit een andere Google Workspace wordt gedeeld, heeft de Aangepaste agent er geen toegang toe.

• Als de Aangepaste agent wordt gedeeld, kan iedereen die de agent kan gebruiken ook de Drive doorzoeken waaraan die is gekoppeld.

‘De beheerder van je instelling moet deze app reviewen’

Dit zie je als je organisatie een of meer machtigingen die de app nodig heeft niet heeft goedgekeurd. Alleen een beheerder kan dit oplossen.

1. Select Request access.

2. Je Google Workspace-beheerder ontvangt het verzoek onder Apps pending review.

3. Probeer de app opnieuw te koppelen nadat je beheerder de app en alle bijbehorende machtigingen heeft goedgekeurd.

"Toegang geblokkeerd: Autorisatiefout"

Dit zie je als je beheerder de app heeft geblokkeerd voor je account of je groep. Neem contact op met je Google Workspace-beheerder. Die moet Custom Agents For Drive toestaan voor je groep voordat je de app kunt koppelen.

Het werkte voorheen wel, maar nu niet meer

Je Google-toegang is mogelijk verlopen of uitgeschakeld, of je beheerder heeft misschien een regel gewijzigd.

1. Koppel Google Drive opnieuw onder Tools & access.

2. Als Google een blokkering door de beheerder aangeeft, neem dan contact op met je Workspace-beheerder.

3. Als je wel toegang krijgt via Google, maar Notion nog steeds geen koppeling kan maken, neem dan contact op met Notion-support en deel de foutmelding die je ziet.

Als je iemand de app wilt laten koppelen, sta dan Custom Agents For Drive toe voor de groep van die persoon en keur alle Google-machtigingen goed die het toegangsniveau vereist.

Hoe Google bepaalt welke apps mensen kunnen koppelen

In je beheerdersconsole onder API-beheer → Instellingen → Niet-geconfigureerde apps van derden kunnen mensen met de standaardinstelling zelf nieuwe apps koppelen. Daarmee kunnen ze Custom Agents For Drive zonder je review koppelen, zolang je er geen aparte regel voor hebt ingesteld.

De andere instellingen staan alleen basisgegevens voor aanmelding bij Google toe of blokkeren alle nieuwe apps. Een regel die je voor een specifieke app instelt, gaat voor op de standaardinstelling. Gasten worden via hun eigen groep beheerd.

Deze instelling regelt de toegang voor aanmelding bij apps. Installaties vanuit de Google Workspace Marketplace worden afzonderlijk beheerd.

Notion Agents For Drive instellen

Als je de app zelf instelt, kunnen mensen die koppelen, zelfs als nieuwe apps beperkt zijn tot basisgegevens voor aanmelding of worden geblokkeerd.

1. Open Beheerdersconsole → Beveiliging → Toegang en gegevensbeheer → API-beheer → App-toegangsbeheer.

2. Open Geconfigureerde apps en selecteer vervolgens Nieuwe app configureren.

3. Zoek met deze exacte OAuth-client-ID:

   69206789846-avkmfeq0epeducrkoutjo361r8p5h103.apps.googleusercontent.com

4. Kies de groepen waarvan de leden een koppeling moeten kunnen maken.

5. Kies Vertrouwd om elke machtiging toe te staan waar de app om vraagt, of kies Specifieke Google-gegevens en voeg elke Drive- en Google-aanmeldingsmachtiging toe die de koppeling nodig heeft.

6. Review je keuzes en selecteer Voltooien.

7. Vraag de persoon om opnieuw een koppeling te maken nadat de wijziging van kracht is geworden.

Een app-verzoek reviewen

Controleer tijdens de review van een verzoek het volgende:

• De app is Custom Agents For Drive.

• Deze is toegestaan voor de groep van de persoon.

• Elke Drive- en Google-aanmeldingsmachtiging is goedgekeurd.

• Een subgroepregel blokkeert dit niet ongemerkt.

Selecteer voor Specifieke Google-gegevens elke machtiging waar de koppeling om vraagt.

Wijzigingen in Google Workspace kunnen even duren. Vraag de persoon om opnieuw een koppeling te maken nadat de wijziging is doorgevoerd.