Ota AI Meeting Notes käyttöön Google Meetissä ja Zoomissa

Jos hallinnoit tiimin Notion-työtilaa, voit määrittää kokousmuistiinpanot kaikille sen sijaan, että pyytäisit jokaista tekemään sen itse. Tämä artikkeli on tarkoitettu työtilan omistajille ja IT-ylläpitäjille. Jokainen tiimin jäsen aloittaa silti puhtaaksikirjoituksen itse ja vastaa suostumuksen hankkimisesta.

• Tiimi tarvitsee käyttöoikeuden AI Meeting Notes -toimintoon, joka sisältyy Business- ja Enterprise-sopimuksiin.

• Jäsenet määrittävät laitteensa ja ratkaisevat ongelmansa edelleen itse. Lue, miten otat AI Meeting Notes -lisäosan käyttöön Google Meetissä ja otat AI Meeting Notesin käyttöön Zoomissa.

Työtilan omistajat ja IT-ylläpitäjät voivat asentaa lisäosan kaikille työtilan käyttäjille Google Admin -konsolista, joten kenenkään ei tarvitse lisätä sitä itse.

1. Kirjaudu Google Admin -konsoliin.

2. Avaa laiteasetukset → Chrome → sovellus- ja laajennusasetukset → käyttäjä- ja selainasetukset.

3. Valitse alakulman +-painike ja lisää laajennus Chrome Web Storesta.

4. Valitse oikeasta yläkulmasta haku tunnuksella ja liitä laajennuksen tunnus: bmfgmiihbljnfndmpdffjfliciaddbfc.

5. Valitse Select lisätäksesi laajennuksen.

6. Määritä laajennus asennettavaksi pakotetusti tai asennettavaksi pakotetusti ja kiinnitettäväksi selaimen työkalupalkkiin.

Vain puhtaaksikirjoittava henkilö tarvitsee lisäosan. Kun lisäosa on asennettu, seuraavassa puhtaaksikirjoitettavassa Google Meet -puhelussa näkyvät kiinnitetty keskusteluilmoitus ja tallennuksen ilmaisin. Puhtaaksikirjoitukseen merkitään puhujat erikseen.

Jotta Zoom-osallistujien nimet näkyvät puhtaaksikirjoituksessa, Notion tarvitsee yhden Mac-käyttöoikeuden nimeltä Käyttöapu. Sen avulla Notion voi lukea Zoomin osallistujalistan ja nähdä Macin Zoom-sovelluksesta, kuka puhuu. Notion ei tallenna näyttöä eikä lue Zoom-keskustelua.

Normaalisti jokainen käyttäjä myöntää tämän käyttöoikeuden ensimmäisellä kerralla, kun hän ottaa Zoom-puhujatunnisteet käyttöön. Jos hallinnoit tiimisi Maceja laitehallintatyökalulla (MDM), voit hyväksyä sen etukäteen, jotta käyttäjille ei tule kehotetta.

Lataa tämä määritysprofiili MDM-työkaluusi ja ota se käyttöön niissä Maceissa, joihin Zoom-puhujatunnisteet halutaan. Kun profiili on asennettu, Notionilla on Käyttöapu-käyttöoikeus, eikä käyttäjiä pyydetä ottamaan sitä käyttöön.

notion-accessibility.mobileconfig

Jos haluat sen sijaan rakentaa profiilin MDM-työkalusi omissa asetuksissa, luo Privacy Preferences Policy Control (PPPC) -profiili näillä arvoilla:

• Identifier:notion.id

• Identifier type: Bundle ID

• Code requirement:identifier "notion.id" and anchor apple generic and certificate 1[field.1.2.840.113635.100.6.2.6] /* exists */ and certificate leaf[field.1.2.840.113635.100.6.1.13] /* exists */ and certificate leaf[subject.OU] = LBQJ96FQ8D

• Service: Accessibility

• Access: Allow

macOS 27:ssä MDM ei voi ottaa Käyttöapu-käyttöoikeutta käyttöön yksinään. Ota sen sijaan käyttöön sovelluksen yksityisyyskäyttöoikeuksien oletusarvoja koskeva ilmoitus (Declarative Device Management). Kun joku avaa Notionin ensimmäisen kerran ilmoituksen asentamisen jälkeen, macOS näyttää organisaatiosi perustelun ja pyytää käyttäjää sallimaan käyttöoikeuden.

Ota alla olevat asetukset käyttöön mukautettuna ilmoituksena. MDM-työkalussa ilmoituksen on oltava käyttäjäkohtainen, ja se on kohdistettava Maceihin, joissa on macOS 27 tai uudempi. Avaimen on sisällettävä Notionin koodivaatimus täsmälleen näytetyllä tavalla. Muuten macOS ohittaa sen. Voit muuttaa OrganizationJustification-tekstiä.

notion-accessibility-permission-defaults.json

Jamfissa voit luoda saman ilmoituksen kohdassa Blueprints → App Settings → App privacy permission defaults käyttämällä tätä avainta:

notion.id {identifier "notion.id" and anchor apple generic and certificate 1[field.1.2.840.113635.100.6.2.6] /* exists */ and certificate leaf[field.1.2.840.113635.100.6.1.13] /* exists */ and certificate leaf[subject.OU] = LBQJ96FQ8D}

Katso Jamf-ohjeet kohdasta Deploying App Privacy Permission Defaults in macOS 27 →

Jos joku avasi Notionin ennen kuin ilmoitus otettiin käyttöön hänen Macissaan, macOS ei näytä kehotetta. Jos haluat näyttää sen seuraavan kerran, kun hän avaa Notionin, suorita kyseisellä Macilla tccutil reset All notion.id. Tämä nollaa kaikki Notionille kyseisellä Macilla myönnetyt tietosuojaan liittyvät käyttöoikeudet, mukaan lukien mikrofonin käyttöoikeuden, joten häneltä pyydetään niitä uudelleen.

Tässä kerrotaan, mitä käyttöoikeuden myöntäminen etukäteen tekee ja mitä se ei tee:

• Se tarkoittaa, että jäsenet eivät näe Macin käyttöoikeuskehotetta.

• Se ei kerää suostumusta kokouksen osallistujilta. Tiimisi on edelleen vastuussa suostumuksen hankkimisesta.

• Se ei ota puhujien nimiä käyttöön automaattisesti. Jokaisen on edelleen otettava Enable for Zoom käyttöön kohdassa Settings → Kokousmuistiinpanot → Preferences.

Notion voi lähettää automaattisen ilmoituksen puhelun keskusteluun, kun joku aloittaa puhtaaksikirjoituksen, jotta osallistujat tietävät, että kokousta puhtaaksikirjoitetaan. Voit hallita, miten tämä toimii tiimissäsi.

• Automaattinen viesti videopuhelun keskustelussa: käytössä oletuksena kaikille jäsenille Google Meet- ja Zoom-puheluissa. Jäsenet voivat poistaa viestin käytöstä, ellei työtilan omistaja edellytä sen käyttöä.

• Vaadi kaikilta: siirry kohtaan Asetukset → Kokousmuistiinpanot ja ota käyttöön Edellytä suostumusta kaikilta työtilan jäseniltä. Kun vaadit tätä, jäsenet eivät voi poistaa sitä käytöstä.

• Aseta koko organisaatiolle: Enterprise-sopimuksen organisaation omistajat voivat määrittää tämän jokaiselle työtilalle organisaatiokonsolista kohdasta Suojaus → Notion AI.

Jäsenet voivat itse tarkistaa kunkin määrityksen kohdasta Asetukset → Kokousmuistiinpanot → Omat asetukset.

• Google Meet: avaa lisäosa Chromen työkalupalkista. Tilana pitäisi näkyä Yhdistetty. Google Meet -rivillä näkyy Asennettu Google Meetille, kun Notion tunnistaa lisäosan.

• Zoom: Zoom-rivillä näkyy Käytössä Zoomissa, kun käyttöoikeus on myönnetty. Jos käyttöoikeus on poistettu käytöstä, sen voi ottaa uudelleen käyttöön valitsemalla Ota käyttöön Zoomissa. Nimet näkyvät seuraavassa puhtaaksikirjoitetussa Zoom-puhelussa.