Yhdistä palvelijasi Google Driveen (beeta)

Voit yhdistää Notion-palvelijan tai mukautetut palvelijat Google Driveen, jotta ne voivat etsiä, lukea, kirjoittaa ja päivittää tiedostoja reaaliajassa.

Tämä yhteys on sidottu sen määrittäneeseen henkilöön. Kun palvelijasi käyttää Google Drivea, se tarkistaa Drive-sisältösi reaaliajassa. Notion ei tallenna tai indeksoi mitään. Palvelija voi käyttää vain omistamiasi tiedostoja, kanssasi jaettuja tiedostoja sekä jaettuja asemia, joihin sinulla on käyttöoikeus.

• Varmista, että voit kirjautua Google-käyttäjätilille, jota haluat käyttää.

• Sinun on oltava työtilan jäsen, et vieras, ja Notion AI:n on oltava käytössä työtilassasi.

• Google Workspacen omistajan on ehkä hyväksyttävä Custom Agents For Drive, ennen kuin voit muodostaa yhteyden. Jos Google Drivea ei ole hyväksytty työtilallesi, pyydä työtilan omistajaa hyväksymään se. Kun työtilan omistaja muodostaa yhteyden, Google Drive hyväksytään työtilalle automaattisesti.

• Tarkista Googlen näyttämät käyttöoikeudet ennen kuin myönnät ne.

• Jos työtilasi hallitsee sallittuja yhteyksiä, työtilan omistajan on ehkä otettava Google Drive käyttöön mukautetuille palvelijoille.

• Mukautettujen palvelijoiden yhdistäminen Google Driveen eroaa Notion AI:n Google Drive -liittimestä, joka on tarkoitettu Notion-palvelijalle.

Google Driven voi yhdistää kahdella tavalla. Voit yhdistää Google-käyttäjätilisi kerran asetuksista ja lisätä sen sitten mihin tahansa palvelijaan. Voit myös lisätä Google Driven työskennellessäsi tietyn palvelijan parissa.

Yhdistä asetuksista

Tee näin, jotta voit käyttää Google Drivea Notion-palvelijan kautta ja samaa Google-käyttäjätiliä useammassa palvelijassa.

1. Siirry kohtaan Asetukset → Yhteydet.

2. Valitse Google Drive.

3. Valitse Käyttäjätilisi → Yhdistä Google Drive -käyttäjätilisi.

4. Valitse Limited-käyttöoikeus tai Täydet käyttöoikeudet ja valitse sitten Yhdistä.

5. Lue muistutus ja valitse sitten Jatka Googleen.

6. Kirjaudu sisään Google-käyttäjätilillä, jota haluat käyttää.

7. Valitse seuraavassa Google-näkymässä kaikki Drive-valintaruudut. Jos yksikin jää valitsematta, palvelijasi eivät voi toimia.

Google-käyttäjätilisi on nyt yhdistetty Notioniin. Voit lisätä Google Driven mihin tahansa mukautettuun palvelijaan sen Työkalut ja käyttöoikeudet -asetuksista.

Yhdistä palvelijasta

1. Avaa mukautettu palvelija, jonka haluat päivittää.

   • Notion-palvelija käyttää Google-käyttäjätiliä, jonka yhdistät kohdassa

     Asetukset → Yhteydet. Notion-palvelijassa ei tarvitse määrittää mitään ylimääräistä.

2. Avaa palvelijan Asetukset → Työkalut ja käyttöoikeudet.

3. Valitse + Lisää yhteys → Google Drive.

4. Kirjaudu Googleen ja myönnä käyttöoikeus ohjeiden mukaan. Valitse seuraavassa Google-näkymässä kaikki Drive-valintaruudut. Jos yksikin jää valitsematta, palvelijasi eivät voi toimia.

   • Halutessasi voit valita tietyt jaetut asemat tai kansiot rajoittaaksesi palvelijan käyttöoikeuksia.

5. Valitse Tallenna.

Kun olet muodostanut yhteyden, voit valita tarkasti, mitä palvelijasi voi käyttää. Valitse palvelijan Työkalut ja käyttöoikeudet -asetuksista Drive-tiedostot tai -kansiot, joita palvelija saa tarkastella tai muokata.

Kun haluat palvelijan etsivän tai päivittävän Drive-tiedostoja, mainitse Google Drive mukautetun palvelijan ohjeissa tai Notion-palvelijalle antamassasi kehotteessa. Näin saat parempia tuloksia.

Kun lisäät Google Driven, valitset, mitä palvelija saa tehdä. Voit muuttaa valintaa myöhemmin.

• Limited-käyttöoikeus: palvelijasi voi lukea kaikkia tiedostoja, joita käyttäjä voi lukea, mutta muokata vain itse luomiaan tai käyttäjän valitsemia tiedostoja.

• Täydet käyttöoikeudet: palvelijasi käyttöoikeudet vastaavat käyttäjän nykyisiä Drive-käyttöoikeuksia. Se voi lukea ja muokata kaikkia tiedostoja, joita käyttäjä voi lukea ja muokata.

Käyttöoikeustasosi koskee kaikkia palvelijoitasi. Jos haluat muuttaa sitä, muodosta Google Drive -yhteys uudelleen ja valitse Päivitä Drive-käyttöoikeudet. Notion-palvelijalla on aina täydet käyttöoikeutesi. Jos haluat rajoittaa mukautetun palvelijan käyttöoikeudet tiettyihin tiedostoihin tai kansioihin, käytä sen Työkalut ja käyttöoikeudet -asetuksia.

Google pyytää sinua hyväksymään käyttöoikeuden: Tämä kuuluu tavalliseen käyttöönottoon. Valitse haluamasi Google-käyttäjätili, tarkista pyydetyt käyttöoikeudet ja jatka. Seuraavaksi Google näyttää valitsemasi käyttöoikeustason mukaiset Drive-käyttöoikeudet. Yhteys on muodostettu, kun Notion ilmoittaa, että Google Drive on yhdistetty.

Et välttämättä tarvitse ylläpitäjän hyväksyntää: Monissa Google Workspace -työtiloissa käyttäjät voivat yhdistää uusia sovelluksia itse. Jos ylläpitäjäsi ei ole asettanut erityistä sääntöä Custom Agents For Drive -sovellukselle, voit ehkä muodostaa yhteyden heti. Kun ylläpitäjä asettaa sovellukselle säännön, sitä noudatetaan.

Notion ilmoittaa ”Yhdistetty”, mutta et nähnyt Google-kirjautumista: Notion saattaa käyttää uudelleen aiemmin määrittämääsi Google Drive -yhteyttä. Se on normaalia, jos yhteys toimii edelleen. Jos se käyttää väärää Google-käyttäjätiliä tai Drive ei toimi, poista Google Drive kohdasta Työkalut ja käyttöoikeudet, yhdistä se sitten uudelleen ja valitse haluamasi käyttäjätili.

Voit poistaa Google Driven kaikista sitä käyttävistä palvelijoista tai vain yhdestä palvelijasta.

Poista käyttäjätilisi kaikista palvelijoista

Tämä katkaisee Google-käyttäjätilisi yhteyden kaikkiin sitä käyttäneisiin palvelijoihin.

• Siirry kohtaan Asetukset → Yhteydet ja valitse sitten Google Drive.

• Valitse Oma käyttäjätilisi.

• Valitse yhdistetyn käyttäjätilisi vierestä Katkaise yhteys ja vahvista.

Poista Google Drive yhdeltä palvelijalta

1. Avaa palvelija ja siirry kohtaan Työkalut ja käyttöoikeudet.

2. Valitse kolme pistettä Google Drive -yhteyden vierestä.

3. Valitse Katkaise yhteys.

Kun yhdistät mukautetun palvelijan Google Driveen, voit määrittää käynnistimen, joka tarkistaa muutokset Google Drivessa. Valitse kansio tai Drive-linkki ja määritä, kuinka usein palvelija tarkistaa sen. Jos jokin muuttuu, palvelija huomaa sen ja käynnistyy. Voit seurata kansiota tai jaettua Drivea. Vain suoraan kansiossa olevia tiedostoja seurataan. Alikansioiden muutokset eivät käynnistä palvelijaa, etkä voi seurata koko My Drive -kansiota.

Testaa palvelijasi yhteyttä Google Driveen jollakin näistä kehotteista:

• ”Etsi Google Drivesta ’roadmap’ ja kerro, mitä löydät.”

• ”Luo Google-dokumentti nimeltä ’Weekly recap’ ja kirjoita siihen lyhyt yhteenveto tästä viikosta.”

Kun yhteys Google Driveen on muodostettu, palvelijasi voi:

• Tehdä hakuja Docs-, Sheets- ja Slides-tiedostoista, joihin sinulla on pääsy.

• Muokata olemassa olevia Google Docs-, Sheets- ja Slides-tiedostoja riippuen myöntämistäsi käyttöoikeuksista. Muiden tiedostojen, kuten PDF- tai Word-asiakirjojen, kohdalla palvelijasi voi tallentaa päivitetyn version uutena tiedostona.

• Kopioida, siirtää, nimetä uudelleen ja siirtää tiedostoja roskakoriin.

• Lukea ja tiivistää tiedostojen sisältöä reaaliajassa.

• Lukea PDF-tiedoston tekstiä.

• Luoda uusia asiakirjoja, laskentataulukoita, esityksiä ja kansioita.

• Käynnistyä, kun tiedostoja päivitetään.

Tiedostotyypit, joita palvelijasi voi käsitellä

Palvelijasi voi lukea Google Docseja, Sheetsiä ja Slidesia sekä PDF-, Word-, Excel-, PowerPoint-, CSV- ja tekstitiedostoja (mukaan lukien HTML, JSON, XML ja YAML). Ladatut tiedostot, kuten PDF- ja Office-tiedostot, voivat olla kooltaan enintään 10 Mt. Erittäin suurten Google Docs-, Sheets- tai Slides-tiedostojen kohdalla palvelijasi saattaa lukea vain osan tiedostosta kerrallaan.

Se ei voi lukea Google Drawings-, Google Maps- tai Google Forms -tiedostoja, kuvia, videoita, äänitiedostoja tai zip-tiedostoja. Jos osoitat sille jonkin näistä, palvelijasi ilmoittaa, ettei se voi avata tiedostoa. Google Drawingsin ja muiden Googlen tiedostotyyppien kohdalla se pyytää sinua avaamaan tiedoston Google Drivessa.

Palvelijallasi on käyttöoikeus vain niihin tiedostoihin ja kansioihin, joihin yhdistetyllä Google-käyttäjätilillä on käyttöoikeus. Jos kyseinen Google-käyttäjätili menettää tiedoston tai kansion käyttöoikeuden, myös palvelija menettää sen.

Muokkaajat voivat poistaa mukautetun palvelijan Google Drive -yhteyden. Vain palvelijan Google Driveen yhdistänyt henkilö voi laajentaa sen käyttöoikeuksia esimerkiksi lisäämällä kansioita.

Käyttöoikeudet kannattaa rajata vain niihin jaettuihin Driveihin tai kansioihin, joita mukautettu palvelijasi tarvitsee. Näin palvelija keskittyy olennaiseen ja riskit vähenevät.

Jos mukautettu palvelija on jaettu, kuka tahansa, jolla on siihen käyttöoikeus, voi tehdä hakuja siihen yhdistetystä Google Drivesta.

• Yhdistää useamman kuin yhden Google-käyttäjätilin palvelijaa kohden.

• Tämä yhteys toimii vain omassa Google Workspacessasi olevien tiedostojen kanssa. Jos tiedosto on jaettu toisesta Google Workspacesta, mukautettu palvelija ei voi käyttää sitä.

• Jos mukautettu palvelija on jaettu, kuka tahansa palvelijaa käyttävä voi myös hakea tiedostoja Drivesta, johon se on yhdistetty.

”Organisaatiosi ylläpitäjän on tarkistettava tämä sovellus”

Näet tämän, kun organisaatiosi ei ole hyväksynyt yhtä tai useampaa sovelluksen tarvitsemaa käyttöoikeutta. Vain ylläpitäjä voi korjata tämän.

1. Valitse Pyydä käyttöoikeutta.

2. Google Workspace -ylläpitäjäsi näkee pyynnön tarkistusta odottavien sovellusten joukossa.

3. Yritä yhdistää uudelleen sen jälkeen, kun ylläpitäjäsi on hyväksynyt sovelluksen ja kaikki sen käyttöoikeudet.

”Käyttö estetty: valtuutusvirhe”

Näet tämän, kun ylläpitäjäsi on estänyt sovelluksen käyttäjätililtäsi tai ryhmältäsi. Ota yhteyttä Google Workspace -ylläpitäjääsi. Ylläpitäjän on sallittava Custom Agents For Drive -sovellus ryhmällesi, ennen kuin voit muodostaa yhteyden.

Se toimi aiemmin, mutta lakkasi toimimasta

Google-käyttöoikeutesi on saattanut vanhentua tai tulla poistetuksi käytöstä, tai ylläpitäjäsi on saattanut muuttaa sääntöä.

1. Muodosta Google Drive -yhteys uudelleen kohdassa Työkalut ja käyttöoikeudet.

2. Jos Google näyttää ylläpitäjän asettaman eston, ota yhteyttä Workspace-ylläpitäjääsi.

3. Jos Google päästää sinut sisään, mutta Notion ei silti pysty muodostamaan yhteyttä, ota yhteyttä Notion-tukeen ja kerro, millaisen virheilmoituksen näet.

Jos haluat antaa henkilölle mahdollisuuden muodostaa yhteyden, salli Custom Agents For Drive -sovellus hänen organisaatioyksikölleen ja hyväksy kaikki hänen käyttöoikeustasonsa edellyttämät Googlen käyttöoikeudet.

Miten Google päättää, mitä sovelluksia käyttäjät voivat yhdistää

Ylläpitäjän konsolissa kohdassa API-asetukset → asetukset → määrittämättömät kolmannen osapuolen sovellukset oletusasetus sallii käyttäjien yhdistää uusia sovelluksia itse. He voivat yhdistää Custom Agents For Drive -sovelluksen ilman hyväksyntääsi, ellet ole asettanut sille erillistä sääntöä.

Muut asetukset sallivat vain Googlen kirjautumisen perustiedot tai estävät kaikki uudet sovellukset. Tietylle sovellukselle asettamasi säännöt ohittavat oletusasetuksen. Vieraita hallitaan omassa ryhmässään.

Tämä asetus koskee sovelluksiin kirjautumisen käyttöoikeuksia. Google Workspace Marketplacen asennuksia hallitaan erikseen.

Ota Notion Agents For Drive käyttöön

Kun määrität sovelluksen itse, käyttäjät voivat muodostaa yhteyden, vaikka uusilla sovelluksilla voisi vain kirjautua sisään tai ne olisi estetty kokonaan.

1. Avaa Googlen järjestelmänvalvojan konsoli ja siirry kohtiin tietoturva → käyttöoikeuksien ja tietojen hallinta → API-asetukset → sovellusten käyttöoikeudet.

2. Avaa määritettyjen sovellusten luettelo ja valitse uuden sovelluksen määritysvaihtoehto.

3. Hae käyttämällä tätä tarkkaa OAuth-asiakastunnusta:

   69206789846-avkmfeq0epeducrkoutjo361r8p5h103.apps.googleusercontent.com

4. Valitse ryhmät, joiden käyttäjien pitäisi voida muodostaa yhteys.

5. Valitse luotetun sovelluksen vaihtoehto, jos haluat sallia kaikki sovelluksen pyytämät käyttöoikeudet. Voit myös valita tiettyjen Google-tietojen käytön ja sallia kaikki yhteyden tarvitsemat Google Driven ja Google-kirjautumisen käyttöoikeudet.

6. Tarkista valintasi ja viimeistele määritys.

7. Pyydä käyttäjää muodostamaan yhteys uudelleen, kun muutos on tullut voimaan.

Sovelluspyynnön tarkistaminen

Kun tarkistat pyyntöä, varmista seuraavat asiat:

• Sovellus on Custom Agents For Drive.

• Se on sallittu käyttäjän ryhmälle.

• Kaikki Google Driven ja Google-kirjautumisen käyttöoikeudet on hyväksytty.

• Varmista, ettei alaryhmän sääntö estä yhteyttä huomaamatta.

Kun valitset tiettyjen Google-tietojen käytön, salli kaikki yhteyden pyytämät käyttöoikeudet.

Google Workspace -muutosten voimaantulossa voi kestää hetki. Pyydä käyttäjää muodostamaan yhteys uudelleen, kun muutos on tullut voimaan.