Configura las Notas de reunión con IA para Google Meet y Zoom

Si administras Notion para un equipo, puedes configurar las Notas de reunión para todos sin pedirle a cada persona que lo haga por su cuenta. Este artículo está dirigido a propietarios de espacios de trabajo y administradores de TI. Cada persona de tu equipo debe iniciar su propia transcripción y obtener el consentimiento.

• Tu equipo necesita acceso a Notas de reunión con IA, disponibles en los planes Business y Enterprise.

• Cada miembro debe configurar su dispositivo y resolver los problemas que tenga. Aprende a configurar el complemento de Notas de reunión con IA para Google Meet y a configurar las Notas de reunión con IA para Zoom.

Los propietarios de espacios de trabajo y los administradores de TI pueden instalar el complemento para todos en el espacio de trabajo desde la consola de administración de Google, para que nadie tenga que añadirlo por su cuenta.

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

2. Ve a Devices (Dispositivos) → Chrome → Apps & extensions (Apps y extensiones) → Users & browsers (Usuarios y navegadores).

3. Selecciona el botón + en la esquina inferior y luego elige Add from Chrome Web Store (Añadir desde Chrome Web Store).

4. Selecciona Search by ID (Buscar por ID) en la esquina superior derecha y pega el ID de la extensión: bmfgmiihbljnfndmpdffjfliciaddbfc.

5. Elige Select para añadir la extensión.

6. Establece la política en Force install (Instalación forzada) o Force install + pin to browser toolbar (Instalación forzada + fijar en la barra de herramientas del navegador).

Solo quien transcribe necesita el complemento. Una vez instalado, en su siguiente llamada transcrita de Google Meet aparecerán el aviso fijado en el chat y el indicador de grabación, y la transcripción identificará a cada orador.

Para incluir los nombres de las personas de Zoom en la transcripción, Notion necesita un permiso de Mac llamado Accesibilidad. Esto permite que Notion lea la lista de participantes de Zoom y vea quién está hablando en la app de Zoom en la Mac. Notion no graba la pantalla ni lee el chat de Zoom.

Normalmente, cada persona concede este permiso la primera vez que activa las etiquetas de orador de Zoom. Si administras las Mac de tu equipo con una herramienta de administración de dispositivos (MDM), puedes aprobarlo con antelación para que las personas no vean un aviso.

Carga este perfil de configuración en tu herramienta MDM e impleméntalo en las Mac que deban recibir las etiquetas de orador de Zoom. Una vez instalado, Notion tendrá acceso de Accesibilidad y no se les pedirá a las personas que lo activen.

notion-accessibility.mobileconfig

Si prefieres crear el perfil desde la configuración de tu herramienta MDM, crea un perfil de Control de política de preferencias de privacidad (PPPC) con estos valores:

• Identificador:notion.id

• Tipo de identificador: Bundle ID

• Requisito de código:identifier "notion.id" and anchor apple generic and certificate 1[field.1.2.840.113635.100.6.2.6] /* exists */ and certificate leaf[field.1.2.840.113635.100.6.1.13] /* exists */ and certificate leaf[subject.OU] = LBQJ96FQ8D

• Servicio: Accesibilidad

• Acceso: Permitir

En macOS 27, MDM no puede activar la Accesibilidad por sí solo. En su lugar, implementa una declaración de valores predeterminados de permisos de privacidad de la app (administración declarativa de dispositivos). La primera vez que alguien abre Notion después de instalar la declaración, macOS muestra el motivo de tu organización y le pide que permita el acceso.

Implementa la siguiente configuración como una declaración personalizada. En tu herramienta MDM, debe aplicarse a nivel de usuario y estar dirigida a las Mac con macOS 27 o posterior. La clave debe incluir el requisito de código de Notion exactamente como se muestra, o macOS la ignorará. Puedes cambiar el texto de OrganizationJustification.

notion-accessibility-permission-defaults.json

En Jamf, puedes crear la misma declaración en Blueprints (Planes) → App Settings (Configuración de apps) → App privacy permission defaults (Permisos de privacidad predeterminados de apps), usando esta clave:

notion.id {identifier "notion.id" and anchor apple generic and certificate 1[field.1.2.840.113635.100.6.2.6] /* exists */ and certificate leaf[field.1.2.840.113635.100.6.1.13] /* exists */ and certificate leaf[subject.OU] = LBQJ96FQ8D}

Para ver los pasos en Jamf, consulta Deploying App Privacy Permission Defaults in macOS 27 →

Si alguien abrió Notion antes de que la declaración llegara a su Mac, macOS no mostrará el aviso. Para que aparezca la próxima vez que esa persona abra Notion, ejecuta tccutil reset All notion.id en esa Mac. Esto restablece todos los permisos de privacidad de Notion en esa Mac, incluido el acceso al micrófono, por lo que se le volverán a solicitar.

Esto es lo que permite, y lo que no, conceder el permiso por adelantado:

• Significa que los miembros no verán el aviso de permiso de Mac.

• No recopila el consentimiento de los participantes de la reunión. Tu equipo sigue siendo responsable de obtener el consentimiento.

• No activa los nombres de los oradores por sí solo. Cada persona debe activar Habilitar para Zoom en Configuración → Notas de reunión → Preferencias.

Notion puede publicar un aviso automático en el chat de la llamada cuando alguien comienza a transcribir, para que los participantes sepan que la reunión se está transcribiendo. Tú controlas cómo funciona esto para tu equipo.

• Mensaje de chat automatizado en videollamadas: activado de forma predeterminada para cada miembro en las llamadas de Google Meet y Zoom. Los miembros pueden desactivarlo por su cuenta, a menos que un propietario lo requiera.

• Exígelo para todos: ve a Configuración → Notas de reunión y activa Exigir consentimiento para todos los miembros del espacio de trabajo. Cuando lo exiges, los miembros no pueden desactivarlo.

• Configúralo en toda la organización: los propietarios de la organización con el plan Enterprise pueden configurar esta opción para todos los espacios de trabajo desde la consola de la organización, en Seguridad → IA de Notion.

Los miembros pueden comprobar cada configuración en Configuración → Notas de reunión → Preferencias.

• Google Meet: abre el complemento desde la barra de herramientas de Chrome. El estado debería indicar Conectado. La fila de Google Meet muestra Instalado para Google Meet cuando Notion detecta el complemento.

• Zoom: la fila de Zoom muestra Habilitado para Zoom una vez que se otorga el permiso. Si alguien desactivó el permiso, puede volver a activarlo allí con Habilitar para Zoom. Los nombres aparecen en la próxima llamada de Zoom que se transcriba.