Configura las notas de reunión con IA para Google Meet y Zoom

Si gestionas Notion para un equipo, puedes configurar las notas de reunión para todos en vez de pedir a cada persona que lo haga por su cuenta. Este artículo está dirigido a propietarios de espacios de trabajo y administradores de TI. Cada miembro del equipo debe iniciar su propia transcripción y obtener el consentimiento.

• Tu equipo necesita acceso a Notas de reunión con IA, incluidas en los planes Business y Enterprise.

• Los miembros siguen teniendo que configurar sus propios dispositivos y resolver los problemas que surjan. Aprende a configurar el complemento de notas de reunión con IA para Google Meet y a configurar las notas de reunión con IA para Zoom.

Los propietarios de espacios de trabajo y los administradores de TI pueden instalar el complemento para todos los miembros del espacio de trabajo desde la consola de administración de Google, de modo que nadie tenga que añadirlo por su cuenta.

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

2. Ve a Dispositivos → Chrome → Aplicaciones y extensiones → Usuarios y navegadores.

3. Selecciona el botón + en la esquina inferior y, a continuación, elige Añadir desde Chrome Web Store.

4. Selecciona Buscar por ID en la esquina superior derecha y pega el ID de la extensión: bmfgmiihbljnfndmpdffjfliciaddbfc.

5. Elige Select para añadir la extensión.

6. Establece la política en Forzar instalación o Forzar instalación y fijar en la barra de herramientas del navegador.

Solo la persona que transcribe necesita el complemento. Una vez instalado, su siguiente llamada de Google Meet transcrita mostrará el aviso fijado en el chat y el indicador de grabación, y su transcripción etiquetará a cada orador.

Para mostrar en la transcripción los nombres de los participantes de Zoom, Notion necesita un permiso del Mac llamado Accesibilidad. Este permiso permite a Notion leer la lista de participantes y detectar quién habla en la app de Zoom del Mac. Notion no graba la pantalla ni lee el chat de Zoom.

Normalmente, cada persona concede este permiso la primera vez que activa las etiquetas de orador de Zoom. Si gestionas los Mac de tu equipo con una herramienta de gestión de dispositivos (MDM), puedes aprobarlo con antelación para que los usuarios no vean un aviso.

Sube este perfil de configuración a tu herramienta MDM e impleméntalo en los Mac en los que deban aparecer las etiquetas de orador de Zoom. Una vez instalado, Notion tendrá acceso de Accesibilidad y no se pedirá a los usuarios que lo activen.

notion-accessibility.mobileconfig

Para configurar el perfil en los ajustes de tu propia herramienta MDM, crea un perfil de Control de políticas de preferencias de privacidad (PPPC) con estos valores:

• Identificador:notion.id

• Tipo de identificador: ID del paquete

• Requisito de código:identifier "notion.id" and anchor apple generic and certificate 1[field.1.2.840.113635.100.6.2.6] /* exists */ and certificate leaf[field.1.2.840.113635.100.6.1.13] /* exists */ and certificate leaf[subject.OU] = LBQJ96FQ8D

• Servicio: Accesibilidad

• Acceso: Permitir

En macOS 27, MDM no puede activar la Accesibilidad por sí solo. Despliega en su lugar una declaración de valores predeterminados de permisos de privacidad de aplicaciones (gestión declarativa de dispositivos). La primera vez que alguien abra Notion después de instalar la declaración, macOS mostrará el motivo de tu organización y le pedirá que permita el acceso.

Despliega los ajustes siguientes como una declaración personalizada. En tu herramienta MDM, debe asignarse a usuarios y limitarse a los Mac con macOS 27 o posterior. La clave debe incluir el requisito de código de Notion exactamente como se muestra; de lo contrario, macOS la ignorará. Puedes cambiar el texto de OrganizationJustification.

notion-accessibility-permission-defaults.json

En Jamf, puedes crear la misma declaración en Planes → Ajustes de aplicaciones → Valores predeterminados de los permisos de privacidad de aplicaciones con esta clave:

notion.id {identifier "notion.id" and anchor apple generic and certificate 1[field.1.2.840.113635.100.6.2.6] /* exists */ and certificate leaf[field.1.2.840.113635.100.6.1.13] /* exists */ and certificate leaf[subject.OU] = LBQJ96FQ8D}

Para consultar los pasos en Jamf, ve a Cómo desplegar los valores predeterminados de los permisos de privacidad de aplicaciones en macOS 27 →

Si alguien abrió Notion antes de que la declaración llegara a su Mac, macOS no mostrará el aviso. Para mostrarlo la próxima vez que abran Notion, ejecuta tccutil reset All notion.id en ese Mac. Esto restablece todos los permisos de privacidad de Notion en ese Mac, incluido el acceso al micrófono, por lo que se les volverán a solicitar esos permisos.

Esto es lo que hace y lo que no hace la concesión previa:

• Significa que los miembros no verán la solicitud de permiso del Mac.

• No recopila el consentimiento de los participantes de la reunión. Tu equipo sigue siendo responsable de obtener el consentimiento.

• No activa los nombres de los oradores por sí solo. Cada persona debe activar Activar para Zoom en Ajustes → Notas de reunión → Preferencias.

Notion puede publicar un aviso automático en el chat de la llamada cuando alguien empieza a transcribir, para que los participantes sepan que la reunión se está transcribiendo. Tú controlas cómo funciona esto para tu equipo.

• Mensaje automático en el chat de las videollamadas: está activado de forma predeterminada para todos los miembros en Google Meet y Zoom. Los miembros pueden desactivarlo, a menos que un propietario lo haga obligatorio.

• Hazlo obligatorio para todos: ve a Ajustes → Notas de reunión y activa Exigir el consentimiento de todos los miembros del espacio de trabajo. Si lo haces obligatorio, los miembros no podrán desactivarlo.

• Configúralo en toda la organización: los propietarios de la organización con el plan Enterprise pueden configurarlo para todos los espacios de trabajo desde la consola de la organización, en Seguridad → IA de Notion.

Los miembros pueden confirmar cada configuración por sí mismos en Ajustes → Notas de reunión → Preferencias.

• Google Meet: abre el complemento desde la barra de herramientas de Chrome. El estado debería indicar Conectado. La fila de Google Meet muestra Instalado para Google Meet una vez que Notion detecta el complemento.

• Zoom: la fila de Zoom muestra Habilitado para Zoom una vez que se concede el permiso. Si alguien desactivó el permiso, puede volver a activarlo allí con Habilitar para Zoom. Los nombres aparecerán en su próxima llamada de Zoom transcrita.